Ada kemungkinan besar kalender yang telah Anda bersihkan beberapa bulan lalu kini kembali penuh dengan rapat.
Data dari perusahaan manajemen kalender Clockwise menunjukkan bahwa waktu dalam rapat cenderung bertambah seiring berjalannya tahun. Dan menurut Matt Martin, CEO dan salah satu pendiri perusahaan, hal itu berlaku untuk semua orang, mulai dari pekerja biasa hingga eksekutif puncak.
Merapikan kalender Anda dapat tingkatkan produktivitas Anda Dan kesejahteraan secara keseluruhan — plus, hal ini dapat menghemat biaya perusahaan Anda perahu penuh uangNamun, menghancurkan kudzu korporat tidak selalu mudah.
Martin mencatat bahwa beberapa organisasi berupaya pada awal tahun untuk mengurangi pertemuan yang tidak penting. Namun, rapat sering kali muncul kembali. Dan karena beberapa bisnis bersifat siklus, kalender kita dapat terisi saat beban kerja meningkat, katanya.
Di dalam banyak organisasi, waktu pekerja telah terganggu, kata Martin.
“Anda memiliki sumber daya pusat yang sangat berharga, tetapi tidak ada yang bertanggung jawab secara kolektif,” katanya. “Jadi sumber daya itu akan terkuras habis dan terinjak-injak.”
Ini bukan hanya masalah teknologi
Mudah untuk menyalahkan alat penjadwalan yang membuat orang lain melihat kapan Anda senggang dan merampas waktu 30 menit yang tersedia dalam sehari.
Namun Nir Eyal, penulis “Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life,” mengatakan kepada BI bahwa banyaknya rapat bisa jadi merupakan gejala disfungsi budaya. Kemudahan penjadwalan justru memperburuk — tetapi tidak menyebabkan — masalah kegagalan menghargai waktu pekerja dengan baik, katanya.
“Pertemuan-pertemuan bodoh sudah ada sejak awal berdirinya dunia korporat Amerika,” kata Eyal. “Yang benar-benar memperburuk keadaan adalah bahwa sekarang, kita tidak perlu berada di waktu dan tempat yang sama untuk mengadakan pertemuan.”
Cerita terkait
Sementara itu, banyak dari mereka pertemuan terlalu besar dan berjalan terlalu lama.
Eyal mengatakan ada cara yang lebih efisien untuk berbagi informasi. Ia menunjuk pendekatan Amazon sebagai salah satu kemungkinan: Jeff Bezos terkenal menghindari slide dan lebih memilih memo yang “jelas” diberikan kepada peserta di awal rapat.
Perusahaan lain telah mencoba berbagai pendekatan untuk memerangi maraknya rapat.
Di Asana, pembuat alat produktivitas, hari Rabu dimaksudkan untuk bebas pertemuanPlatform e-commerce Shopify memperkenalkan alat pada tahun 2023 yang memperkirakan biaya waktu karyawan ketika seseorang pergi untuk memesan rapat untuk membuat orang mempertimbangkan kembali apakah waktu di kalender diperlukan.
Dan Jensen Huang, pimpinan perusahaan chip AI raksasa Nvidia, memiliki sekitar 50 bawahan langsung namun tidak melakukan satu lawan satu dengan mereka.
Apa pun strukturnya, rapat tidak boleh digunakan untuk hal-hal seperti menghasilkan gagasan, kata Eyal, seraya menambahkan bahwa jumlah peserta optimal dalam sesi curah pendapat harus dibatasi hingga dua orang.
Tujuan utama pertemuan adalah untuk mencapai konsensus, katanya. Jika tidak, pertemuan akan memakan biaya yang besar.
“Jika Anda membagi waktu orang per jam, akan sangat mahal untuk memiliki delapan orang yang duduk di satu ruangan hanya untuk mengobrol tentang topik-topik curah pendapat. Itu ide yang sangat buruk,” katanya. Orang-orang yang terlibat dalam rapat perlu memutuskan apa inti dari pertemuan tersebut — dan memiliki agenda yang jelas.
Anda dapat mengaudit rapat Anda setiap minggu
Laura Vanderkam, penulis “Tranquility by Tuesday: 9 Ways to Calm the Chaos and Make Time for What Matters,” memberi tahu BI bahwa pekerja tidak boleh menunggu untuk mengaudit rapat mereka beberapa kali dalam setahun.
Dia menyarankan untuk meluangkan waktu pada hari Jumat untuk meninjau minggu berikutnya guna melihat apa saja yang dapat dipangkas.
“Selalu ada sesuatu di sana — seperti rapat yang telah dijadwalkan ulang empat kali. Itu juga tidak akan terjadi minggu ini,” katanya.
Vanderkam mengatakan banyak rapat sering kali hanya “kekacauan jadwal” yang mungkin telah diatur oleh rekan kerja yang membutuhkan jawaban tentang sesuatu. Anda dapat menghubungi penyelenggara rapat — mungkin dengan mengangkat telepon — dan menyarankan Anda ingin informasi lebih lanjut tentang rapat yang akan datang sehingga Anda dapat mempersiapkan diri. Obrolan singkat mungkin cukup untuk membuat rapat itu tidak perlu, katanya.
Namun, apa pun yang kita lakukan, menemukan cara untuk menyingkirkan jadwal yang tertunda dari kalender kita dapat membantu. Itulah yang terjadi meskipun kita menghabiskan banyak uang. lebih sedikit waktu dalam rapat daripada selama pandemi ketika sebagian orang yang baru bekerja dari rumah mendambakan koneksi — dan ketika beberapa bos ingin memeriksa keadaan orang-orangnya.
Meskipun diet harian mungkin diperlukan, bukan berarti semua janji temu itu buruk. Ron Hetrick, ekonom tenaga kerja senior di firma riset Lightcast, sebelumnya mengatakan kepada BI bahwa rapat yang dilakukan dengan benar dapat membantu rekan kerja bekerja melalui masalah.
Jika Anda memiliki satu lawan satu dengan bos Anda — dengan asumsi Anda tidak melapor ke Jensen Huang — ada cara untuk membuatnya lebih efektif.
Namun, terlalu banyak rapat bisa jadi terlalu berlebihan. Martin, CEO Clockwise, yang bekerja sama dengan perusahaan seperti Netflix dan Uber, mendorong organisasi untuk memeriksa budaya mereka seputar rapat — dan mencari cara untuk memangkas hal-hal yang tidak perlu.
“Beberapa organisasi dan beberapa individu melakukan pekerjaan Tuhan di awal tahun dengan mencoba membereskan rapat, tetapi mereka kembali lagi,” katanya. “Mereka selalu kembali lagi.”
