Menerima karyawan baru merupakan waktu yang penting bagi organisasi mana pun — lagipula, ini adalah kesempatan Anda untuk mengintegrasikan anggota tim baru ke dalam perusahaan dan budayanya. Namun, jangka waktu penerimaan karyawan baru juga menimbulkan serangkaian risiko keamanan yang unik saat Anda berbagi informasi sensitif dengan orang-orang yang baru bergabung dalam organisasi.
Artikel ini membahas mengapa proses orientasi (dan karyawan baru) menjadi target yang menarik bagi penjahat dunia maya. Identifikasi area yang paling berisiko selama orientasi dan pelajari praktik terbaik untuk mengurangi risiko ini.
Mengapa karyawan baru menjadi target yang baik bagi para peretas?
Saat karyawan baru bergabung dengan organisasi Anda, mereka berada di wilayah yang sama sekali asing, dengan sedikit (atau tidak ada) pengetahuan dan pemahaman tentang proses, gaya komunikasi, atau protokol keamanan perusahaan Anda. Dan kurangnya pengetahuan ini menjadikan mereka target utama serangan rekayasa sosial.
Para peretas, yang menyamar sebagai rekan kerja atau figur berwenang dalam perusahaan, memfokuskan upaya mereka untuk menipu karyawan baru agar membocorkan informasi sensitif atau memberikan akses ke sistem aman.
Selain itu, karyawan baru sering kali sangat ingin memberikan kesan yang baik dan positif kepada rekan kerja dan manajer mereka. Mereka ingin terlihat terlibat, responsif, dan kooperatif, dan antusiasme ini dapat membuat mereka dengan cepat mengeklik tautan atau lampiran tanpa memverifikasi keabsahannya secara menyeluruh. Peretas memanfaatkan keinginan ini dengan membuat kampanye phishing tertarget yang lebih mungkin berhasil dengan karyawan baru.
Bagaimana peretas mengidentifikasi korban yang baru bergabung? Sama halnya dengan cara kita mengetahui apakah seorang kolega atau mantan bos memiliki pekerjaan baru — melalui LinkedIn atau platform jaringan profesional lainnya.
Peretas meneliti LinkedIn untuk mengidentifikasi karyawan baru dan posisi baru mereka dalam organisasi, lalu menggunakan informasi tersebut untuk membuat email phishing yang sangat personal atau upaya rekayasa sosial yang memiliki kemungkinan terbesar untuk menipu karyawan baru.
Di mana risiko tercipta selama orientasi?
Ada banyak risiko yang muncul selama proses orientasi. Salah satu yang terbesar adalah berbagi informasi sensitif, khususnya kata sandi. Banyak organisasi masih mengandalkan metode yang tidak aman untuk berbagi kata sandi dengan karyawan baru, termasuk mengirimkannya melalui SMS atau email.
Metode ini rentan terhadap serangan man-in-the-middle, di mana peretas menyadap komunikasi dan memperoleh akses ke kata sandi.
Beberapa perusahaan mencoba mengurangi risiko ini dengan meminta manajer untuk mengomunikasikan kata sandi secara lisan kepada karyawan baru. Namun, meskipun pendekatan ini mungkin tampak lebih aman, kenyataannya pendekatan ini justru menimbulkan titik kompromi potensial lainnya dalam rantai penyimpanan. Intinya, pendekatan ini menjadikan manajer sebagai target peretasan tambahan, sehingga meningkatkan kemungkinan kata sandi dapat dibobol.
Penelitian Specops menemukan tren mengkhawatirkan lainnya terkait dengan kata sandi yang dibobol: karyawan sering kali gagal mengubah kata sandi login “sementara” yang diberikan tim TI untuk login awal mereka. Ketika karyawan baru diberi kata sandi sementara selama orientasi, mereka mungkin tidak memprioritaskan untuk mengubahnya menjadi kata sandi yang kuat dan unik. Kelalaian ini membuat organisasi rentan terhadap serangan, karena kata sandi sementara ini cenderung lemah atau mudah ditebak.
Praktik terbaik untuk mengurangi risiko orientasi
Untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan penerimaan karyawan baru, organisasi Anda harus mematuhi beberapa praktik terbaik:
- Ikuti prinsip hak istimewa paling rendah: Saat menyiapkan akun pengguna baru, berikan karyawan hanya izin yang mereka perlukan untuk menjalankan fungsi pekerjaan mereka. Membatasi akses ke informasi dan sistem sensitif dapat mengurangi potensi kerusakan jika akun disusupi.
- Tetapkan kebijakan keamanan siber yang jelas: Keamanan siber organisasi Anda hanya sekuat area terlemahnya. Dengan mengingat hal ini, pastikan Anda mengembangkan kebijakan keamanan komprehensif yang mencakup semua aspek lingkungan digital organisasi Anda. Kebijakan ini harus dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan baru selama orientasi, untuk memastikan mereka memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam menjaga lingkungan kerja yang aman.
- Lakukan pelatihan kewaspadaan keamanan secara berkala: Memberikan pelatihan berkelanjutan kepada semua karyawan, termasuk karyawan baru, penting untuk terus memberi informasi tentang ancaman keamanan terkini dan praktik terbaik. Pelatihan ini harus mencakup topik-topik seperti mengidentifikasi upaya phishing, membuat kata sandi yang kuat, dan menangani informasi sensitif dengan aman.
- Terapkan distribusi kata sandi yang aman: Daripada membagikan kata sandi pertama karyawan dalam bentuk teks biasa atau lisan, pertimbangkan untuk menggunakan solusi aman seperti Kata Sandi Hari Pertama Specops fungsionalitas dalam Kacamata uReset. Alat ini memungkinkan karyawan baru untuk mengatur kata sandi mereka sendiri melalui portal layanan mandiri yang aman, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk pengiriman teks biasa atau komunikasi verbal. Dan dengan mengintegrasikan dengan produk Specops lainnya, seperti Kebijakan Kata Sandi Specops dengan Perlindungan Kata Sandi yang Dilanggarorganisasi Anda dapat memastikan bahwa karyawan baru membuat kata sandi yang kuat dan unik yang mematuhi kebijakan keamanan organisasi Anda.
Melindungi aset digital
Proses orientasi menghadirkan tantangan keamanan yang unik bagi organisasi. Untuk melindungi aset digital Anda, Anda harus memahami mengapa anggota baru menjadi target peretasan yang menarik dan mengidentifikasi area selama proses orientasi yang menimbulkan risiko.
Menerapkan praktik terbaik — termasuk mengikuti prinsip hak istimewa paling rendah dan melakukan pelatihan kesadaran keamanan berkelanjutan — akan memungkinkan Anda mengurangi kemungkinan terjadinya pelanggaran data. Dan untuk perlindungan yang lebih baik, pertimbangkan untuk mengadopsi solusi distribusi kata sandi yang aman seperti alat First Day Password dari Specops.
Dengan mengambil langkah-langkah proaktif untuk mengamankan proses orientasi dan membekali karyawan baru dengan pengetahuan dan alat yang mereka butuhkan untuk melindungi aset digital organisasi Anda sejak hari pertama, Anda dapat secara signifikan mengurangi risiko pelanggaran data yang merugikan dan memastikan informasi sensitif perusahaan Anda tetap aman. Tertarik mempelajari bagaimana First Day Password dapat meningkatkan keamanan organisasi Anda?
Bicaralah dengan ahlinya hari ini.
Disponsori dan ditulis oleh Perangkat Lunak Specops.
