Microsoft 365 membuat berbagi menjadi sangat mudah dan dapat menjadi tidak terkendali dengan cepat. Sebagian besar organisasi tidak tahu apa yang dibagikan penggunanya atau kepada siapa, sehingga membahayakan data perusahaan. Pelajari cara mendapatkan kembali kendali atas konten bersama dengan tinjauan akses untuk M365.
Kolaborasi cloud telah menjadi landasan tempat kerja modern. Jutaan perusahaan mengandalkan platform seperti Microsoft 365 untuk memungkinkan berbagi tanpa hambatan bagi staf mereka. Microsoft Teams sendiri memiliki 320 juta pengguna aktif di seluruh dunia: angka yang mendekati jumlah seluruh populasi Amerika.
Sangat mudah untuk melihat apa yang membuat cloud suite begitu menarik. Kirimkan presentasi kepada rekan kerja Anda dan diskusikan tanggapan mereka. Lakukan panggilan video dengan tim Anda dan letakkan dek slide yang diperbarui dalam obrolan rapat – sambil membuat rencana makan siang melalui Teams. Berbagi dokumen dengan cepat tidak pernah semudah ini.
Masalah dalam membuat berbagi menjadi begitu nyaman bagi pengguna akhir adalah tim keamanan tidak mungkin bisa mengikutinya. Dengan ratusan pengguna yang mengirimkan tautan dan mengundang tamu, organisasi dengan cepat kehilangan jejak tentang apa yang dibagikan oleh karyawannya.
Cloud suite memberdayakan staf Anda untuk membuat keputusan tentang akses tanpa pengawasan apa pun dari tim TI atau keamanan: Cukup klik “Bagikan” dan tandai rekan kerja, mitra bisnis, kontraktor, atau siapa pun yang Anda suka.
Berbagi berlebihan: Ketika akses cloud berjalan terlalu jauh
Tanpa batasan yang sesuai, penggunaan rangkaian cloud seperti Microsoft 365 akan menyebabkan berbagi berlebihan: Konten dibagikan lebih lama dari yang diperlukan atau dengan lebih banyak orang daripada yang sebenarnya dibutuhkan.
Baik hal ini terjadi karena kecerobohan atau dilakukan dengan niat jahat, berbagi berlebihan merupakan risiko keamanan besar yang membuat dokumen cloud terekspos dan data sensitif rentan terhadap pencurian, kebocoran, atau pembobolan.
Pembagian yang bermasalah sering kali dimulai dari hal yang tidak disengaja, dengan akses yang memiliki tujuan bisnis yang jelas namun tidak terkendali dalam jangka waktu yang lama. Berikut adalah beberapa contoh penerapan oversharing dalam praktiknya. Mungkin Anda mengenali skenario serupa dari tempat kerja Anda sendiri.
Seperti apa pembagian berlebihan di Microsoft 365:
- Seorang pekerja lepas menerima akses ke file tertentu untuk membantu suatu proyek. Ketika proyek berakhir, tidak ada yang ingat untuk menghentikannya. Mereka mempertahankan akses tanpa batas waktu.
- Anda menyiapkan spreadsheet untuk berkoordinasi dengan agensi PR Anda. Anda berpindah agensi pada tahun berikutnya, tetapi tidak pernah menghapus lembar aslinya.
- Anggota baru bergabung dengan saluran Microsoft Teams. Mereka menerima akses ke semua yang dibagikan melalui tab File, termasuk dokumen sensitif yang tidak Anda sadari ada di sana.
- Anda membuat folder di SharePoint untuk berbagi file dengan salah satu pemasok Anda. Seiring waktu, pengguna mulai menyimpan dokumen lain di folder tersebut tanpa mempertimbangkan siapa yang memiliki akses ke folder tersebut.
- Daftarnya berlanjut: berbagi tautan yang ditempelkan ke rantai email, akun tidak aktif yang tidak pernah dihapus dari dokumen cloud, dll.
Alat M365 asli: Tidak ada visibilitas, tidak ada kontrol
Microsoft 365 memudahkan pengguna untuk berbagi dokumen, namun hampir mustahil bagi organisasi untuk mengetahui apa yang dibagikan penggunanya. Alat Microsoft 365 sendiri tidak memberikan visibilitas terhadap masalah ini.
Informasi tentang apa yang dibagikan pengguna dibagi ke seluruh situs SharePoint, saluran Teams, dan OneDrive pribadi setiap pengguna. Tidak ada pelaporan terpusat untuk hak istimewa cloud, sehingga organisasi tidak tahu apa-apa mengenai pembagian yang berlebihan.
Kurangnya pengendalian yang sesuai adalah salah satu penyebab utama risiko akses cloud. Bahkan alat pihak ketiga atau add-on berbayar pun tidak mampu melakukan tugasnya. Misalnya, meskipun Tata Kelola Entra ID mencakup tinjauan akses, namun hanya mencakup akun dan keanggotaan grup – bukan konten yang dibagikan.
Hasilnya adalah titik buta keamanan yang sangat besar yang membuat organisasi rentan terhadap kebocoran yang tidak disengaja dan penyelundupan data yang ditargetkan. Hanya tata kelola mendalam untuk hak istimewa cloud dan konten bersama yang dapat mengatasi risiko ini.
Hikmahnya: ulasan akses M365 sepuluh kali lipat
Jika Anda salah satu dari banyak organisasi yang kesulitan mengendalikan konten yang dibagikan, ada kabar baik: Solusi Tata Kelola Identitas kami sepuluh kali lipat adalah yang pertama yang menawarkan tinjauan akses untuk konten yang dibagikan.
Tenfold tidak hanya memberi Anda visibilitas mendalam tentang apa yang dibagikan pengguna Anda – memberikan gambaran umum tentang konten yang dibagikan di Teams, OneDrive, dan SharePoint – tetapi juga memungkinkan Anda meminta pengguna dan pemilik saluran/situs untuk meninjau tautan dan izin berbagi.
Fitur tata kelola Microsoft 365 menjadi sepuluh kali lipat:
- Akses berbasis peran, manajemen siklus hidup & pelaporan mendalam untuk cloud dan lokal
- Ikhtisar terpusat tentang konten bersama di Teams, OneDrive & SharePoint
- Akses ulasan untuk pengguna M365, grup, dan konten bersama
- Eksekusi tinjauan yang disederhanakan dengan dasbor ulasan yang dipersonalisasi
- Menyelesaikan jejak audit atas permintaan, perubahan, dan keputusan peninjau
- Penegakan hasil tinjauan secara otomatis
Setiap pengguna menerima tautan ke dasbor ulasan pribadinya, yang menampilkan semua item yang saat ini mereka bagikan dan memungkinkan mereka mengonfirmasi atau menghapusnya dengan satu klik. sepuluh kali lipat secara otomatis mencabut tautan atau izin berbagi apa pun yang tidak lolos tinjauan.
Berhenti berbagi secara berlebihan untuk selamanya: Dengan tinjauan akses rutin untuk konten yang dibagikan, Anda dapat menutup celah keamanan yang disebabkan oleh akses cloud yang tidak dikelola dan memanfaatkan sepenuhnya fitur berbagi Microsoft 365 tanpa khawatir akan kebocoran atau pelanggaran.
Pesan milik Anda demo sepuluh kali lipat pribadi untuk melihatnya beraksi.
Disponsori dan ditulis oleh Perangkat Lunak Sepuluh Kali Lipat.
