Usulan asli untuk World Wide Web, yang ditulis oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1989, merupakan bagian penting dari sejarah internet. Situs ini juga tidak dapat dibuka di komputer modern.
John Graham-Cumming, seorang insinyur perangkat lunak dan penulis asal Inggris, mencoba membuka dokumen Word yang berisi proposal tersebut. Versi Microsoft Word dan Pages Apple yang modern sama sekali gagal membuka berkas tersebut, seperti yang ia uraikan dalam sebuah postingan blogPengolah kata sumber terbuka LibreOffice berhasil, meskipun dengan format yang berantakan. Graham-Cumming akhirnya menemukan PDF yang diekspor oleh CERN pada tahun 1998, yang merupakan satu-satunya cara baginya untuk melihat dokumen tersebut sebagaimana adanya pada tahun 1989.
Sungguh mengkhawatirkan bahwa bagian sejarah yang begitu penting, dalam format berkas yang umum, dapat hilang hampir seluruhnya karena berlalunya waktu dan pembaruan perangkat lunak. Siapa pun yang memiliki koleksi dokumen, foto, dan video digital lama mungkin bertanya-tanya apakah hal yang sama akan terjadi pada berkas mereka, yang ternyata merupakan jenis pertanyaan yang selalu dihadapi oleh para arsiparis digital. Jadi, saya menghubungi salah satu dari mereka.
“Dua puluh tahun, di dunia digital, adalah waktu yang sangat lama,” kata Lance Stuchell, direktur layanan pelestarian digital di University of Michigan. Timnya sering kali ditugaskan untuk memulihkan berkas digital dari komputer dan media penyimpanan lama. “Kami memiliki laboratorium yang dapat menangani media lama—floppy drive, CD, komputer lama. Kami dapat mengeluarkannya dari jenis media tersebut dan memindahkannya ke sistem pelestarian kami sambil memastikan kami tidak mengacaukannya saat melakukannya.”
Namun, mengeluarkan file dari drive hanyalah langkah pertama: Kemudian Anda harus membukanya, dan membiarkannya dalam keadaan yang dapat dibuka selama beberapa dekade mendatang. Pekerjaan inilah yang memberi Stuchell alasan untuk memikirkan strategi agar dokumen tetap ada selama mungkin. Saya bertanya kepadanya apa yang harus dilakukan oleh kami yang bukan arsiparis profesional untuk memastikan file kami bertahan selama beberapa dekade.
Gunakan Format Terbuka
Dokumen Word yang saya sebutkan sebelumnya tidak dapat lagi dibuka oleh Microsoft Word karena perangkat lunaknya telah berubah seiring waktu. Ini adalah bagian dari tantangan pengarsipan file digital.
“Dengan barang fisik, semakin jarang Anda melihatnya, semakin lama barang itu bertahan,” kata Stuchell. “Dengan barang digital, kita terus-menerus berjuang melawan keusangan. Seiring berjalannya waktu, berkas tersebut kehilangan informasi.”
Pembaruan perangkat lunak seperti Microsoft Word berarti bahwa file yang dapat dibuka dengan baik pada tahun 80-an tidak dapat dibuka pada tahun 2020-an. Sebagian dari masalahnya: Microsoft, dan hanya Microsoft, yang mengendalikan format file, atau bahkan mengetahui cara kerjanya. Karena alasan ini, Stuchell mengatakan bahwa ia menganjurkan orang untuk mengekspor file dalam format file terbuka—terutama file yang ingin mereka tetap dapat diakses dalam jangka panjang.
Untuk dokumen yang dia rekomendasikan Bahasa Indonesia: PDF/Astandar terbuka yang dibangun di atas format PDF Adobe yang mencakup semua yang dibutuhkan berkas agar dapat dibuka, termasuk fon yang digunakan dalam dokumen. Microsoft Office, LibreOffice, dan Adobe Acrobat semuanya mendukung ekspor ke PDF/A, yang berarti relatif mudah untuk membuat berkas semacam itu. Stuchell menyarankan agar Anda mengarsipkan dokumen apa pun yang ingin Anda simpan dalam format itu.
“PDF/A adalah standar terbuka,” kata Stuchell. Prinsip ini dapat diterapkan pada semua dokumen Anda. Lembar kerja Excel yang dapat dibuka dengan baik sekarang mungkin tidak dapat dibuka dalam 20 tahun, tetapi jika Anda mengekspor lembar kerja tersebut sebagai file CSV—yang pada dasarnya hanyalah dokumen teks yang dapat dipahami oleh aplikasi lembar kerja lain—Anda dapat yakin bahwa file tersebut akan dapat dibuka selama beberapa dekade mendatang.
Pada dasarnya, jika sebuah berkas di komputer Anda hanya dapat dibuka oleh perangkat lunak tertentu, dan perangkat lunak tersebut dikendalikan oleh satu perusahaan, Anda mungkin harus mengekspornya ke format terbuka. Itulah satu-satunya cara untuk membuatnya tahan lama.
Jaga Foto dan Video Tetap Segar
Stuchell mengatakan, tidak banyak yang perlu dikhawatirkan terkait foto karena kita telah menggunakan format file yang sama—file JPEG, PNG, dan TIFF—selama ini. Semua jenis file tersebut adalah format terbuka yang dapat dibuka dengan berbagai macam perangkat lunak.
Namun, itu tidak berarti semua foto Anda tahan lama. Misalnya, jika Anda cenderung sering mengedit foto, kualitasnya bisa menurun seiring berjalannya waktu.
“JPEG tidaklah buruk, hanya saja setiap kali Anda mengedit dan menyimpan, gambar akan mengeluarkan sedikit informasi tambahan,” kata Stuchell. Efek ini disebut kehilangan generasi“Satu atau dua suntingan tidak akan terdeteksi, tetapi perlu diingat: Jika Anda akan banyak mengeditnya, buat salinan setiap kali dan edit salinannya.”
Dan perlu diingat bahwa beberapa foto, terutama file RAW dari kamera Anda, mungkin berada dalam format hak milik.
“Anda harus berhati-hati karena banyak kamera menggunakan versi RAW mereka sendiri secara default, yang merupakan hak milik mereka sendiri,” kata Stuchell. Ia merekomendasikan untuk mengekspor foto-foto tersebut ke format terbuka yang disebut Negatif Digital (DNG), yang merupakan format yang lebih aman untuk digunakan dalam menyimpan berkas RAW.
Video juga tidak terlalu menjadi masalah—sebagian besar berkas video dikodekan menggunakan format berkas terbuka saat ini. Namun seperti halnya foto, Stuchell menyarankan agar Anda tidak mencoba mengedit berkas video beberapa kali. Edit saja salinannya.
“Itulah hal hebat tentang digital: Anda dapat membuat sejuta salinan,” kata Stuchell.
Cadangkan Semuanya
Mengonversi semua file berharga Anda ke format terbuka sama sekali tidak memberi Anda manfaat apa pun jika file tersebut hilang. Itulah sebabnya Stuchell menekankan, berkali-kali, pentingnya mencadangkan file Anda. Idealnya Anda akan memiliki tiga salinan dari setiap file—dan menyimpan salah satu salinan tersebut di luar lokasi. Ia menyebutkan layanan pencadangan otomatis Backblaze dan Crashplan sebagai alat yang bagus untuk pekerjaan tersebut; kami merekomendasikan menggabungkan Backblaze dengan cadangan lokal.
Sistem pencadangan spesifik yang Anda gunakan tidak sepenting memiliki semacam strategi pencadangan.
