Ingin mendapatkan menyingkirkan kertas dalam hidup Anda itu mudah. Menepati janji itu kepada diri sendiri itu sulit.
Saya sudah hampir 15 tahun tidak menggunakan kertas, dan triknya bagi saya adalah memikirkannya dengan cara yang sama seperti saya memikirkan tentang merawat gigi.
Tetap teratur adalah sejenis kebersihan. Ini hampir tidak pernah merupakan pekerjaan pembersihan yang selesai. Jadi pikirkanlah kebersihan gigi. Kita belajar menyikat gigi dua kali sehari, membersihkan gigi dengan benang sekali sehari, dan mengunjungi dokter gigi setiap enam bulan untuk mengetahui masalah sebelum menjadi lebih buruk. Namun, jika Anda tidak mengikuti jadwal tersebut dengan tepat, Anda tetap bisa memiliki kebersihan gigi yang baik. Anda hanya perlu melakukannya cukup. Jika Anda melakukan hampir semua yang seharusnya Anda lakukan, tetapi Anda melewatkan dua hari membersihkan gigi dengan benang atau terlambat beberapa bulan untuk menjadwalkan pembersihan berikutnya, gigi Anda tidak akan tanggal secara tiba-tiba.
Dengan kebersihan (atau perawatan apa pun), Anda tidak harus menjadi sempurna; kamu hanya harus menjadi cukup baik.
Menjadi tanpa kertas hampir sama dengan hal tersebut. Di sini, saya ingin berbagi dengan Anda rencana yang saya gunakan untuk menghilangkan sebagian besar kertas dari hidup saya. Ini akan membantu Anda memulai, tetapi ketahuilah sebelumnya bahwa Anda tidak harus terus melakukannya setiap saat dan setiap hari. Anda bisa mengacaukannya. Anda bisa melupakannya. Selama Anda terbiasa paling suatu saat, Anda akan menemukan diri Anda sendiri sebagian besar tanpa kertas dalam beberapa bulan.
9 Langkah Menuju Tanpa Kertas
Putuskan di mana akan menyimpan kertas digital. Pilihan yang wajar adalah menyelamatkan mereka di a layanan penyimpanan awanseperti Dropbox, iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, dll. Dengan menyimpannya di layanan penyimpanan cloud, Anda selalu memiliki cadangan. Jika Anda menyimpan file secara lokal ke perangkat Anda, Anda bisa kehilangan semuanya jika perangkat Anda hancur, hilang, atau dicuri.
Buat kotak masuk. Kotak masuk tidak lebih dari folder tempat Anda menyimpan kertas yang baru dipindai secara default. Jika Anda sangat terorganisir, Anda mungkin memiliki folder khusus tempat Anda ingin mengurutkan setiap kertas yang Anda pindai. Itu bagus. Namun ke mana file-file tersebut akan dibawa ketika Anda merasa malas atau kekurangan waktu? Dengan membuat kotak masuk, Anda memiliki tempat penyimpanan semua file yang dipindai hingga Anda dapat mengurutkannya.
Pilih aplikasi pemindaian, dan jangan terlalu memikirkannya. Saat ini, sebagian besar aplikasi pemindaian sangat cocok untuk mendigitalkan kertas. (Memindai foto adalah cerita lain dan memerlukan aplikasi atau pemindai khusus.) Jika layanan penyimpanan cloud Anda memiliki aplikasi seluler, kemungkinan besar aplikasi tersebut memiliki pemindai bawaan. Gunakan itu. Misalnya, yang disertakan dalam aplikasi Dropbox berfungsi dengan baik. Ini mengubah kamera ponsel Anda menjadi pemindai, dengan fokus otomatis, deteksi tepi otomatis, alat pemangkasan, dan semua hal lain yang Anda inginkan dalam pemindai dasar.
Pindai hanya kertas baru. Setiap kali Anda menerima selembar kertas baru yang dapat Anda pindai, segera lakukan. Biasakan melakukan hal ini. Abaikan simpanan apa pun yang Anda miliki saat ini.
Beri nama file Anda. Saat Anda memindai kertas baru, ganti nama file tersebut. Jika Anda memerlukan bantuan, gunakan rumus ini: YEAR_description_detail (garis bawah bersifat opsional). Katakanlah saya menerima surat dari IRS pada bulan September 2025 terkait dengan pajak tahun 2024 saya. Ketika saya memindainya, saya akan mengubah nama file menjadi 2025_Surat IRS_Pajak 2024.PDF. Jika Anda memiliki lebih dari satu surat dari IRS pada tahun itu, tambahkan dua digit bulan di awal nama file, misalnya: 2025 09_surat IRS_2024 pajak.PDFdimana 09 berarti September.
Sortir file atau simpan ke kotak masuk. Apakah Anda punya waktu tambahan 15 detik? Jika ya, segera urutkan file tersebut ke dalam folder yang nantinya dapat Anda temukan dengan mudah. Jika tidak, simpan ke kotak masuk default yang Anda buat pada langkah 2.
Untuk kertas yang harus Anda simpan, tulis “Scan” dan tanggalnya. Kadang-kadang kita harus menyimpan dokumen fisik selain memiliki salinan pindaian. Jika hal ini terjadi, tulis “Dipindai” di bagian atas kertas dan tambahkan tanggalnya sehingga ketika Anda melihat kertas itu lagi, Anda tahu bahwa Anda telah memindainya. Jika itu adalah kertas resmi yang tidak bisa Anda tulis, catatan tempel bisa digunakan. Simpan kertas yang harus Anda simpan dalam folder, pengikat akordeon, atau lemari arsip.
Rusak, kompos, atau daur ulang. Untuk semua kertas yang tidak perlu Anda simpan, segera buang, baik dengan cara diparut, dibuat kompos, atau didaur ulang.
Jika sudah siap, atasi simpanan tersebut, namun jangan sekaligus. Langkah terakhir yang harus Anda lakukan hanya setelah Anda terbiasa memindai kertas baru adalah mulai mendigitalkan simpanan Anda. Mulailah dengan dokumen yang paling penting. Anda harus memiliki salinan digital dari judul dan akta, dokumen hipotek, dan yang terakhir tujuh tahun (untuk bermain aman) dari pengembalian pajak Andaakta kelahiran, akta nikah, dan lain sebagainya. Jangan lakukan semuanya sekaligus! Fokus pada makalah yang paling penting terlebih dahulu. Saya suka melakukan tugas seperti ini pada Hari Tahun Baru, saat suasana tenang dan saya termotivasi untuk lebih terorganisir.
Jika Anda berpikir untuk tidak menggunakan kertas seperti menyikat gigi, Anda dapat memberi diri Anda kelonggaran dan kelonggaran pada saat-saat ketika Anda tidak melakukan tindakan dengan sempurna. Tidak apa-apa. Selama Anda sering melakukannya, Anda dalam kondisi prima.
